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Alles an einem Ort
Mitgliedsdaten, Beiträge, Dokumente, Zahlungen und Vereinseigentum gehören zusammen und lassen sich gemeinsam verwalten.
Moderne Vereinsverwaltung
Mehr Zeit für den Verein. Weniger Zeit für Verwaltung.
Mitglieder, Beiträge, SEPA, Finanzen, Dokumente und Vereinseigentum in einer verständlichen Anwendung – sicher organisiert und für den Vorstand jederzeit nachvollziehbar.
✓ Zentrale Vereinsdaten
✓ Klare Zuständigkeiten
✓ Vollständige Datensicherung
Warum eine neue Vereinssoftware?
Schluss mit verstreuten Listen und einzelnen Wissensinseln
In vielen Vereinen liegen wichtige Informationen in Excel-Dateien, Papierordnern, E-Mail-Postfächern oder auf privaten Rechnern. Die Vereinssoftware von ikkarusNET! führt diese Informationen an einem Ort zusammen – übersichtlich und für die jeweils zuständigen Personen zugänglich.
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Weniger Handarbeit
Wiederkehrende Abläufe wie Beitragsforderungen oder SEPA-Lastschriften werden strukturiert vorbereitet und nachvollziehbar gespeichert.
3
Klare Verantwortlichkeiten
Jeder Benutzer erhält nur die Bereiche und Informationen, die er für seine Aufgabe im Verein benötigt.
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Wissen bleibt im Verein
Die Verwaltung hängt nicht mehr von einer einzelnen Datei oder dem privaten Rechner eines Vorstandsmitglieds ab.
Funktionen
Die wichtigsten Aufgaben der Vereinsverwaltung in einer Anwendung
Die Bedienung orientiert sich am Vereinsalltag – nicht an technischen Begriffen.
M
Mitgliederverwaltung
Stammdaten, Eintritt und Austritt, Status, Kontaktdaten, Bankverbindung und Dokumente zentral verwalten.
F
Familien & Beziehungen
Eltern, Kinder, Partner oder gemeinsame Zahlungspflichtige sinnvoll miteinander verknüpfen.
€
Beiträge & offene Posten
Unterschiedliche Beitragsmodelle, individuelle Ausnahmen und den Zahlungsstatus übersichtlich abbilden.
S
SEPA-Lastschriften
Mandate verwalten, fällige Beiträge zusammenstellen und SEPA-Dateien strukturiert erzeugen.
Z
Zahlungen zuordnen
Erkennen, welche Forderungen bezahlt, teilweise bezahlt oder noch offen sind.
B
Finanzen & Belege
Einnahmen und Ausgaben erfassen und den passenden Beleg direkt am Vorgang ablegen.
R
Rechnungen
Ausgangsrechnungen erstellen, Positionen verwalten und den Zahlungsstatus nachverfolgen.
D
Dokumentenablage
Anträge, Rechnungen, Verträge und Nachweise direkt dem passenden Mitglied oder Vorgang zuordnen.
I
Vereinseigentum
Schlüssel, Transponder, Kleidung, Geräte oder Werkzeuge mit Ausgabe und Rückgabe verwalten.
R
Rollen & Rechte
Festlegen, wer Mitglieder, Bankdaten, Finanzen, Dokumente oder Verwaltungsfunktionen sehen und bearbeiten darf.
D
Dashboard
Mitgliederentwicklung, offene Beiträge, Zahlungen und weitere wichtige Kennzahlen auf einen Blick.
H
Änderungshistorie
Wichtige Änderungen bleiben mit Zeitpunkt und verantwortlichem Benutzer nachvollziehbar.
Sicherheit & Datenschutz
Der Verein behält die Kontrolle über seine Daten
Personenbezogene Daten, Bankverbindungen und Dokumente brauchen einen verantwortungsvollen Umgang. Die dafür notwendige Technik arbeitet im Hintergrund – ohne den Vereinsalltag komplizierter zu machen.
Eigene Umgebung pro Verein
Jeder Verein erhält eine eigene technische Umgebung mit eigener Datenbank, eigenen Dokumenten und eigener Konfiguration. Vereinsdaten werden dadurch klar voneinander getrennt.
Zugriff passend zur Aufgabe
Nicht jeder muss alles sehen. Sensible Bereiche wie Bank- oder Finanzdaten können gezielt auf die zuständigen Personen beschränkt werden.
Nachvollziehbare Änderungen
Wichtige Vorgänge werden protokolliert. Damit bleibt sichtbar, wer relevante Daten oder Berechtigungen verändert hat.
Keine öffentlichen Dokumentenordner
Dokumente werden kontrolliert über die Anwendung bereitgestellt und nur nach Prüfung der jeweiligen Berechtigung ausgeliefert.
Backup & Wiederherstellung
Eine vollständige Sicherung – nicht nur eine Mitgliederliste
Ein berechtigter Benutzer kann den vollständigen Vereinsdatenbestand als verschlüsselte Sicherung erstellen. Enthalten sind Datenbank, Dokumente, Beiträge, Zahlungen, Finanzen, Benutzer, Rechte und Einstellungen.
- Vollständiges Vereinsbackup
- Verschlüsselte Datei
- Passwort bzw. Schlüssel durch den Verein
- Dokumente und Belege inklusive
- Wiederherstellung der Vereinsumgebung
Im Vereinsalltag
Typische Fragen – schnell beantwortet
„Wer hat eigentlich den Schlüssel?“Die Ausgabe ist direkt beim Mitglied hinterlegt. Offene Rückgaben sind sofort sichtbar.
„Ist der Jahresbeitrag schon bezahlt?“Der Zahlungsstatus steht direkt bei der Forderung – offen, teilweise bezahlt oder erledigt.
„Wo ist der Beleg zu dieser Ausgabe?“Der Beleg kann unmittelbar an der zugehörigen Finanzbuchung gespeichert werden.
„Wer hat die Bankverbindung geändert?“Relevante Änderungen bleiben mit Benutzer und Zeitpunkt nachvollziehbar.
„Was passiert beim Wechsel im Vorstand?“Die Daten liegen zentral in der Vereinssoftware statt ausschließlich auf privaten Rechnern.
„Können wir wirklich alles sichern?“Ja. Das verschlüsselte Komplettbackup umfasst Datenbank, Dokumente und Einstellungen und kann wiederhergestellt werden.
„Eine gute Vereinssoftware sollte nicht mehr Verwaltung erzeugen. Sie sollte dem Vorstand Arbeit abnehmen, Informationen auffindbar machen und dafür sorgen, dass Wissen und Daten im Verein bleiben.“
Funktionsübersicht
Was die Lösung abdeckt
| Bereich | Funktionen |
|---|---|
| Mitglieder | Stammdaten, Eintritt/Austritt, Status, Kontakte, Bankdaten, Familien/Beziehungen, Historie |
| Beiträge | Beitragsmodelle, individuelle Beiträge, Forderungen, offene Posten, Zahlungsstatus |
| SEPA | Mandate, Lastschriftläufe, SEPA-Dateien und Historie |
| Zahlungen | Kontobewegungen, Zuordnung zu Forderungen, Teilzahlungen und manuelle Verbuchung |
| Finanzen | Einnahmen, Ausgaben, Kategorien, Belege und grundlegende Auswertungen |
| Rechnungen | Ausgangsrechnungen, Positionen, Zahlungsstatus, PDF und Vorbereitung E-Rechnung |
| Dokumente | Ablage bei Mitgliedern und Vorgängen mit kontrolliertem Zugriff |
| Vereinseigentum | Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln, Geräten, Kleidung und anderen Gegenständen |
| Benutzer & Rechte | Rollen, getrennte Zuständigkeiten und Schutz sensibler Bereiche |
| Dashboard | Mitgliederentwicklung, offene Beiträge, Zahlungen, Rückgaben und Kennzahlen |
| Backup & Restore | Vollständige verschlüsselte Datensicherung inklusive Dokumenten und Wiederherstellung |
Praxisnah und ausbaufähig
Für Vorstände entwickelt, nicht für IT-Abteilungen
Die Lösung konzentriert sich zunächst auf die Verwaltungsbereiche, die im Alltag besonders viel Zeit kosten: Mitglieder, Beiträge, Finanzen, Dokumente und sichere Datenhaltung. Auf dieser gemeinsamen Grundlage kann die Vereinssoftware später um weitere Module ergänzt werden.
Mehr Überblick. Weniger Einzeldateien. Klare Zuständigkeiten. Sichere Vereinsdaten.
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